Ai o firmă sau un PFA înființat înainte de 2025? Actualizează codurile CAEN la Rev.3 până la 25 septembrie 2026. Actualizarea nu se face automat.

Cine trebuie să depună cererea, cum verifici codurile și ce documente pregătești pentru Registrul Comerțului

Firmele și formele de organizare înregistrate înainte de 1 ianuarie 2025 trebuie să își actualizeze obiectul de activitate potrivit clasificării CAEN Rev.3. Actualizarea se face la cerere și trebuie inițiată de fiecare entitate vizată. Registrul Comerțului nu transformă automat codurile CAEN Rev.2 în coduri CAEN Rev.3. Termenul pentru finalizarea procedurii este 25 septembrie 2026.

Pentru situațiile în care codurile vechi au un corespondent direct, demersul este simplu. În alte cazuri, același cod CAEN Rev.2 se împarte în mai multe coduri CAEN Rev.3, iar firma trebuie să aleagă varianta care reflectă activitatea desfășurată în realitate.

Din acest motiv, actualizarea merită tratată ca o verificare a obiectului de activitate, mai ales în cazul firmelor care au mai multe activități secundare, puncte de lucru sau coduri acumulate de-a lungul timpului.

Ce reprezintă CAEN Rev.3

CAEN Rev.3 este versiunea actualizată a Clasificării activităților din economia națională. A fost aprobată prin Ordinul președintelui Institutului Național de Statistică nr. 377/2024 și se aplică începând cu 1 ianuarie 2025.

Noua clasificare înlocuiește CAEN Rev.2, utilizată din 2008, și este armonizată cu nomenclatorul european NACE Rev.2.1.

Trecerea de la CAEN Rev.2 la CAEN Rev.3 a produs mai multe tipuri de modificări:

• unele coduri au fost comasate;
• unele coduri au fost împărțite în două sau mai multe clase;
• anumite activități au fost mutate într-o altă categorie;
• unele coduri și-au păstrat numărul, dar au primit o denumire sau o încadrare actualizată.

În anumite situații, corespondența este directă. În altele, identificarea noului cod cere o analiză a activității efectiv desfășurate de firmă.

Firmele, PFA-urile, întreprinderile individuale și întreprinderile familiale înregistrate după 1 ianuarie 2025 au primit deja coduri conforme CAEN Rev.3 la înregistrare. Obligația analizată în acest articol privește entitățile care figurează în Registrul Comerțului cu un obiect de activitate stabilit potrivit CAEN Rev.2.

Cine trebuie să își actualizeze codurile CAEN

Obligația se aplică profesioniștilor supuși înregistrării în Registrul Comerțului care figurează în continuare cu obiectul de activitate potrivit CAEN Rev.2.

Sunt vizate, în principal:

• societățile, inclusiv SRL, SA, SNC, SCS și SCA;
• persoanele fizice autorizate, PFA;
• întreprinderile individuale, II;
• întreprinderile familiale, IF;
• celelalte categorii de profesioniști și persoane juridice supuse înregistrării în Registrul Comerțului, atunci când obiectul lor de activitate este încă exprimat potrivit CAEN Rev.2.

Pentru PFA poate fi înregistrat un număr maxim de 5 clase de activități CAEN. Pentru întreprinderile individuale, limita este de 10 clase de activități. Aceste limite se aplică și în cadrul actualizării la CAEN Rev.3.

Dimensiunea firmei, cifra de afaceri sau lipsa activității curente nu elimină obligația. Dacă entitatea rămâne înregistrată la ONRC și figurează cu un obiect de activitate potrivit CAEN Rev.2, trebuie inițiată actualizarea.

Actualizarea este necesară și atunci când numărul codului rămâne același

Un cod CAEN poate păstra același număr în noua clasificare. Acest lucru nu înseamnă că actualizarea a fost făcută automat.

Obiectul de activitate înregistrat trebuie trecut oficial la CAEN Rev.3. După soluționarea cererii, Registrul Comerțului emite gratuit un nou certificat de înregistrare și informațiile punctuale la zi privind obiectul de activitate actualizat. Aceste documente fac dovada trecerii la noua clasificare.

Prin urmare, cererea trebuie depusă chiar și atunci când:

• codul CAEN principal își păstrează numărul;
• denumirea activității pare similară;
• firma desfășoară aceleași activități ca înainte;
• nu sunt adăugate activități noi;
• nu se modifică activitatea principală.

Termenul pentru actualizare este 25 septembrie 2026

Hotărârea Guvernului nr. 284/2025 a stabilit o perioadă de implementare de 18 luni, calculată de la 25 martie 2025, data publicării actului normativ în Monitorul Oficial nr. 257.

Termenul se încheie la 25 septembrie 2026.

Până la această dată sunt recunoscute atât codurile CAEN Rev.2, cât și codurile CAEN Rev.3 în relația cu autoritățile, instituțiile publice, persoanele fizice și persoanele juridice. După expirarea perioadei de tranziție, noua clasificare devine reperul administrativ curent.

Actualizarea codurilor poate fi făcută oricând înainte de termen. Pentru firmele care intenționează să înregistreze și o altă mențiune la ONRC, procedurile pot fi incluse în același dosar.

Ce riscuri apar dacă actualizarea este amânată

Hotărârea Guvernului nr. 284/2025 și Ordinul ministrului justiției nr. 2.938/C/2024 nu stabilesc o amendă contravențională distinctă pentru simpla depășire a termenului.

Lipsa unei amenzi directe nu înseamnă că actualizarea poate fi ignorată. După încheierea perioadei de tranziție pot apărea dificultăți administrative, întârzieri și cereri suplimentare de documente.

Alte mențiuni depuse la Registrul Comerțului

Actualizarea CAEN Rev.3 poate fi făcută separat sau odată cu înregistrarea unei alte mențiuni în Registrul Comerțului.

Dacă firma depune ulterior o cerere pentru schimbarea sediului, modificarea asociaților, schimbarea administratorului, majorarea capitalului social sau modificarea obiectului de activitate, documentația trebuie întocmită potrivit CAEN Rev.3. În practică, lipsa actualizării poate extinde dosarul și timpul necesar soluționării.

Proceduri și declarații fiscale

Sistemele și formularele fiscale sunt trecute treptat la noua clasificare. De exemplu, ANAF a publicat deja versiuni ale declarației 394 adaptate codurilor CAEN Rev.3.

Diferențele dintre codul înregistrat la ONRC și codurile solicitate de anumite aplicații sau proceduri pot conduce la verificări suplimentare, validări nereușite sau nevoia unor clarificări.

Finanțări, credite și programe de investiții

Ghidurile de finanțare solicită frecvent ca activitatea pentru care se cere finanțarea să fie eligibilă și autorizată la data depunerii proiectului.

Un cod rămas în CAEN Rev.2 poate crea neconcordanțe între documentele firmei și nomenclatorul utilizat de programul de finanțare. În funcție de regulile fiecărui apel, consecința poate fi o solicitare de clarificări, amânarea dosarului sau pierderea eligibilității pentru activitatea respectivă.

Același tip de problemă poate apărea în analiza unui credit bancar sau a unei investiții, atunci când finanțatorul verifică obiectul de activitate și autorizarea codului CAEN.

Avize și autorizații pentru domenii reglementate

În domenii precum alimentația publică, sănătatea, transportul, construcțiile sau activitățile sanitar-veterinare, eliberarea și reînnoirea anumitor avize depind de activitatea înscrisă și autorizată.

Instituții precum ITM, DSP, ISU sau DSVSA pot solicita documente actualizate și concordanță între activitatea desfășurată, codul CAEN și autorizația cerută. Condițiile diferă de la o procedură la alta, dar actualizarea făcută la timp reduce riscul unor clarificări sau întârzieri.

Aglomerarea cererilor în apropierea termenului

Pe măsură ce se apropie 25 septembrie 2026, numărul cererilor depuse la Registrul Comerțului poate crește. O firmă care lasă procedura pentru ultimele săptămâni va avea mai puțin timp pentru corectarea dosarului, alegerea codurilor rezultate din divizare sau completarea unor documente suplimentare.

Pentru firmele cu mai multe coduri, verificarea ar trebui începută înaintea pregătirii cererii.

Cum pregătești actualizarea la CAEN Rev.3

Procedura poate fi organizată în patru etape.

1. Verifici codurile CAEN existente

Analiza pornește de la obiectul de activitate înscris în Registrul Comerțului:

• codul CAEN principal;
• codurile CAEN secundare;
• activitățile autorizate la sediul social;
• activitățile autorizate la punctele de lucru;
• activitățile care nu mai sunt desfășurate.

Lista trebuie comparată cu activitatea reală a firmei. Această verificare poate evidenția coduri păstrate din anii anteriori, activități neutilizate sau servicii noi care nu sunt încă incluse în obiectul de activitate.

2. Identifici corespondentul fiecărui cod în CAEN Rev.3

ONRC și Institutul Național de Statistică au publicat tabelele oficiale de corespondență dintre CAEN Rev.2 și CAEN Rev.3.

Pot exista mai multe situații:

• un cod vechi corespunde unui singur cod nou;
• mai multe coduri vechi sunt reunite într-un cod nou;
• un cod vechi este împărțit în două sau mai multe coduri noi;
• activitatea este mutată într-o altă clasă;
• numărul rămâne același, dar clasificarea trebuie actualizată oficial.

Atunci când unui cod vechi îi corespund mai multe coduri noi, selecția se face în funcție de activitatea efectiv prestată. Tabelul oferă variantele de corespondență, iar firma trebuie să stabilească încadrarea adecvată.

3. Alegi între actualizarea simplă și revizuirea obiectului de activitate

Firma poate opta pentru o actualizare limitată la transpunerea codurilor existente sau poate folosi procedura pentru o revizuire mai amplă.

Actualizarea simplă este potrivită atunci când:

• activitățile existente rămân aceleași;
• corespondența codurilor este directă;
• nu se schimbă activitatea principală;
• nu sunt adăugate sau eliminate activități;
• conversia nu implică o modificare a obiectului de activitate.

Revizuirea completă poate include:

• eliminarea codurilor care nu mai sunt utilizate;
• adăugarea unor activități noi;
• schimbarea activității principale;
• selectarea mai multor coduri noi rezultate din divizarea unui cod vechi;
• actualizarea activităților desfășurate la sediu sau la punctele de lucru.

Dacă actualizarea implică detalierea sau agregarea claselor CAEN ori alte modificări ale obiectului de activitate, ONRC o tratează și ca modificare a obiectului de activitate. În această situație sunt necesare documentele aferente modificării.

4. Depui cererea și urmărești soluționarea

Cererea poate fi transmisă:

• online, prin portalul de servicii al ONRC, cu semnătură electronică calificată;
• la ghișeul Registrului Comerțului;
• prin poștă;
• prin servicii de curierat.

Cererea și documentele pot fi depuse la oricare dintre oficiile registrului comerțului, potrivit regulilor aplicabile înregistrărilor. Pentru transmiterea electronică, documentele trebuie semnate cu semnătură electronică calificată sau certificate în condițiile prevăzute de lege.

Ce documente sunt necesare pentru actualizarea simplă

Dacă firma face exclusiv actualizarea obiectului de activitate la CAEN Rev.3, fără alte modificări, documentația este redusă.

Pentru societăți și alte persoane juridice

Se completează Cererea de înregistrare, Anexa 2a, secțiunea V, punctul 8, „Actualizare obiect de activitate conform CAEN Rev.3”.

În mod obișnuit, dosarul cuprinde:

• cererea de înregistrare, în original;
• dovada împuternicirii persoanei care îndeplinește formalitățile, dacă este cazul.

Pentru simpla actualizare nu sunt cerute hotărârea asociaților și actul constitutiv actualizat, dacă operațiunea nu implică modificarea propriu-zisă a obiectului de activitate.

Pentru PFA, întreprinderi individuale și întreprinderi familiale

Se completează Cererea de înregistrare, Anexa 2b, la secțiunea VII, prin bifarea opțiunii „Actualizare obiect de activitate conform CAEN Rev.3”.

Dosarul include:

• cererea de înregistrare;
• dovada împuternicirii, dacă formalitățile sunt îndeplinite printr-o persoană autorizată.

La actualizare trebuie respectată limita de 5 clase CAEN pentru PFA și de 10 clase CAEN pentru întreprinderea individuală.

Persoana care se prezintă la ghișeu trebuie să aibă asupra sa actul de identitate pentru verificarea identității.

Când sunt necesare documente suplimentare

Dosarul devine mai amplu dacă actualizarea CAEN este însoțită de:

• schimbarea codului principal;
• adăugarea sau eliminarea unor activități;
• modificarea obiectului de activitate;
• detalierea sau agregarea claselor CAEN;
• autorizarea unor activități noi;
• modificarea activităților desfășurate la sediu sau la punctele de lucru;
• înregistrarea unei alte mențiuni la Registrul Comerțului.

În funcție de operațiune, pot fi necesare:

• hotărârea adunării generale a asociaților sau decizia asociatului unic;
• actul constitutiv actualizat;
• declarația-tip pe propria răspundere privind îndeplinirea condițiilor de funcționare;
• documentele specifice celeilalte mențiuni solicitate;
• alte înscrisuri prevăzute de ghidul ONRC aplicabil procedurii.

Dacă firma intenționează să schimbe sediul, structura asociaților, administratorul sau capitalul social, este eficient ca actualizarea CAEN Rev.3 să fie inclusă în același dosar. Actualizarea CAEN și noul certificat sunt gratuite, însă cealaltă mențiune poate avea propriile documente și tarife, în funcție de operațiune.

Ce primești după soluționarea cererii

După admiterea cererii, Registrul Comerțului emite gratuit:

• un nou certificat de înregistrare;
• informațiile punctuale la zi din Registrul Comerțului, care cuprind obiectul de activitate actualizat.

Codul unic de înregistrare al firmei rămâne același. Actualizarea privește clasificarea și obiectul de activitate înregistrat.

Certificatele de înregistrare și certificatele constatatoare emise înainte de aplicarea CAEN Rev.3 rămân valabile până la actualizarea obiectului de activitate.

Exemplu practic

O firmă din HoReCa, înființată în 2016, are înregistrate șapte coduri CAEN secundare. În prezent, doar trei dintre acestea mai corespund activităților desfășurate. Celelalte au rămas în obiectul de activitate din perioada în care compania analiza mai multe direcții de extindere.

În urma verificării tabelului de corespondență, unul dintre codurile utilizate se împarte în două coduri CAEN Rev.3, în funcție de tipul serviciului prestat.

Firma folosește actualizarea pentru o revizuire completă. Elimină activitățile neutilizate, selectează codul care descrie serviciul prestat și include în același dosar schimbarea sediului social, aflată deja în plan.

În acest caz, procedura depășește o simplă conversie. Dosarul trebuie să includă documentele necesare modificării obiectului de activitate și schimbării sediului. Actualizarea CAEN și emiterea noului certificat rămân gratuite, iar pentru celelalte operațiuni se aplică regulile și eventualele costuri specifice.

Ce trebuie să faci concret

Pentru a finaliza actualizarea înainte de 25 septembrie 2026:

1. Solicită sau verifică situația actuală a codurilor CAEN înscrise la Registrul Comerțului.
2. Compară fiecare cod CAEN Rev.2 cu tabelul oficial de corespondență CAEN Rev.3.
3. Verifică activitățile desfășurate în realitate de către firmă și la fiecare punct de lucru.
4. Identifică acele coduri vechi care se împart în mai multe coduri noi.
5. Decide dacă faci o actualizare simplă sau o revizuire completă a obiectului de activitate.
6. Pregătește documentele necesare formei juridice și tipului de modificare.
7. Include actualizarea în același dosar dacă urmează să depui o altă mențiune la ONRC.
8. Depune cererea online, la ghișeu, prin poștă sau prin curier.
9. Verifică noul certificat și informațiile la zi după soluționare.

Tabelul oficial de conversie CAEN Rev.2 în CAEN Rev.3 este disponibil pe site-ul ONRC.

Firmele cu mai multe activități au nevoie de o verificare mai atentă

Pentru o firmă cu un singur cod principal și o corespondență directă, procedura poate fi rapidă.

Analiza devine mai amplă pentru firmele care au:

• mai multe linii de activitate;
• activități secundare acumulate în timp;
• puncte de lucru cu activități diferite;
• coduri care se împart în mai multe clase CAEN Rev.3;
• activități autorizate în domenii reglementate;
• proiecte de finanțare sau investiții în pregătire.

În aceste situații, conversia fiecărui cod trebuie raportată la activitatea desfășurată. O preluare mecanică a tuturor variantelor din tabel poate conduce la un obiect de activitate prea larg, neclar sau lipsit de legătură cu operațiunile reale ale companiei.

Actualizarea oferă și ocazia de a elimina codurile care nu mai sunt folosite și de a verifica concordanța dintre obiectul de activitate, activitățile autorizate și direcțiile actuale ale firmei.

Concluzie

Actualizarea obiectului de activitate la CAEN Rev.3 este obligatorie pentru profesioniștii care figurează în Registrul Comerțului cu coduri CAEN Rev.2. Termenul este 25 septembrie 2026, iar procedura trebuie inițiată de fiecare firmă, PFA, întreprindere individuală sau întreprindere familială vizată.

Cererea este necesară inclusiv atunci când numărul codului CAEN rămâne același.

Pentru corespondențele directe, procedura este simplificată și presupune puține documente. Pentru codurile împărțite, activitățile multiple sau modificările mai ample, este necesară verificarea fiecărei încadrări și pregătirea documentelor aferente.

Depunerea din timp lasă suficient spațiu pentru clarificarea codurilor, corectarea documentelor și integrarea actualizărilor cu alte mențiuni planificate la Registrul Comerțului.

autor

Cristina Sterns

Expert contabil CECCAR din 2010 și consultant fiscal CCF din 2015, fondator Sterns | Financial Advisor.

Oferă expertiză, structură financiară și soluții adaptate realității businessului tău. Ai acces la un partener care îți oferă claritate, control și suport în fiecare etapă de dezvoltare.

Pasul următor

Verifică și actualizează codurile CAEN ale firmei

Analizăm codurile CAEN existente, verificăm corespondența cu Rev.3 și identificăm documentele necesare pentru actualizarea la Registrul Comerțului. Află din timp dacă este suficientă conversia codurilor sau dacă obiectul de activitate trebuie revizuit.

Solicită o analiză inițială